Quản trị đóng vai trò quan trọng trong mọi loại tổ chức, từ các doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận cho đến các tổ chức chính phủ và các tổ chức xã hội. Nhiệm vụ của quản trị là tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên, tăng cường hiệu suất và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

Quản trị là gì?

• Theo Haimann: Quản trị là xác định tổng thể các chính sách, đặt ra mục tiêu chính, xác định những mục đích chung và đưa ra các chương trình, dự án tổng thể.

• Theo Newman: Quản trị là hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát nỗ lực của các nhóm hướng tới mục tiêu chung.

• Theo Koontz và O' Donnel: Nhiệm vụ chính của quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà ở đó, các cá nhân làm việc với nhau trong nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu đặt ra.

• Theo Mary Parker Follett: Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác.

• Theo James Stoner và Stephen Robins: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức, đồng thời sử dụng tất cả các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.

Khi xét riêng từng từ, ta có khái niệm quản trị như sau:

• Quản: Có nghĩa là đưa đối tượng vào khuôn mẫu đã được quy định sẵn.

• Trị: Dùng quyền lực để yêu cầu đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh mẽ, đủ thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục tiêu.

Quản trị là một hoạt động phổ biến trong tất cả các tổ chức, từ các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức phi lợi nhuận, cho đến các tổ chức gia đình. Quản trị giúp các tổ chức đạt được các mục tiêu của mình một cách hiệu quả, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.

Nhà quản trị là ai?

Nhà quản trị là người hoặc một nhóm người có trách nhiệm quản lý và điều hành một tổ chức, công ty, tổ chức phi lợi nhuận,... Nhà quản trị đảm nhận vai trò lãnh đạo trong việc định hướng chiến lược, ra quyết định, quản lý tài nguyên, giám sát hoạt động của tổ chức và đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Công việc của nhà quản trị bao gồm lên kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động của tổ chức, quản lý nhân viên, tài chính, tiếp thị, sản xuất và các lĩnh vực khác. Họ cũng phải đưa ra quyết định chiến lược, xác định mục tiêu và phát triển chính sách và quy trình để đạt được những mục tiêu này.

Bản chất của quản trị

Bản chất của quản trị là tìm ra phương thức hiệu quả nhất để hướng dẫn và tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức thực hiện công việc một cách tối ưu, đồng thời đảm bảo tiết kiệm chi phí. Quản trị cần có khả năng đưa ra quyết định và có quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.

Để thành công, quản trị cần đáp ứng đủ các yêu cầu cơ bản sau đây:

• Quản trị có chủ thể quản trị: tức là những cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị. Chủ thể quản trị có trách nhiệm ra quyết định và thuyết phục đối tượng bị quản trị tuân thủ.

• Đối tượng bị quản trị: là các hoạt động của tổ chức, bao gồm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hành chính, và có thể áp dụng cho một hoặc nhiều người trong một hoặc nhiều lần liên tục. Chủ thể quản trị tác động trực tiếp lên đối tượng bị quản trị.

• Cả chủ thể và đối tượng quản trị đều có mục tiêu riêng. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các yếu tố tác động trực tiếp lên đối tượng.

• Quản trị cần sử dụng các nguồn lực để thực hiện các hoạt động quản trị. Các nguồn lực bao gồm con người, tài chính, vật chất, thông tin và được sử dụng như công cụ để chủ thể quản trị khai thác và áp dụng trong quá trình quản trị.

Chức năng của quản trị

Hoạch định

Chức năng hoạch định của quản trị là quá trình xác định mục tiêu và hướng đi chiến lược của tổ chức, cũng như lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên để đạt được những mục tiêu đó. Đây là một phần quan trọng của quản trị và đóng vai trò quyết định trong việc thiết lập định hướng, chiến lược cho các hoạt động của tổ chức, giúp định rõ những gì cần làm, làm thế nào để làm và ai là người thực hiện.

• Xác định mục tiêu và định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.

• Phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả.

• Giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

• Tăng cường sự phối hợp và hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Tổ chức

Chức năng tổ chức trong quản trị là quá trình xác định và cấu trúc lại các hoạt động, nhiệm vụ và tài nguyên của một tổ chức để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và hoạt động suôn sẻ của các thành viên trong tổ chức.

• Xác định các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc trong tổ chức

• Phân chia công việc và trách nhiệm cho các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cần được thực hiện rõ ràng, minh bạch để đảm bảo cho các cá nhân trong tổ chức nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

• Xác định mối quan hệ phối hợp, hỗ trợ giữa các bộ phận trong tổ chức.

• Ban hành các quy chế, quy định nhằm điều chỉnh hoạt động của tổ chức.

Lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo của quản trị bao gồm việc điều hành, hướng dẫn và tạo động lực cho một tổ chức hoặc một nhóm người để đạt được mục tiêu cụ thể. Lãnh đạo trong quản trị không chỉ đơn thuần là việc điều phối công việc và quản lý nhân viên, mà còn liên quan đến việc xác định hướng đi chiến lược, phát triển tài năng, định hình văn hóa tổ chức và xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan.

• Xác định mục tiêu và hướng đi cho tổ chức

• Xây dựng kế hoạch, chiến lược để đạt được mục tiêu

• Tạo dựng và quản lý đội nhóm

• Truyền cảm hứng và động viên nhân viên

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

• Xử lý xung đột và giải quyết vấn đề

• Đại diện và phát triển thương hiệu

• Phát triển bản thân và đội ngũ nhân viên

Kiểm tra

Chức năng kiểm tra của quản trị là quá trình đánh giá và xác nhận sự tuân thủ các quy định, quy trình và tiêu chuẩn trong một tổ chức hoặc hệ thống. Quản trị được giao trách nhiệm với việc đảm bảo rằng các hoạt động và quy trình được thực hiện đúng theo các tiêu chuẩn đã định và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

• Xác định rõ các tiêu chuẩn để đánh giá hoạt động của tổ chức. Các tiêu chuẩn này có thể là các mục tiêu, quy định, quy trình, hay các chỉ tiêu cụ thể khác.

• Thu thập thông tin về các hoạt động của tổ chức để so sánh với các tiêu chuẩn đã được xác định. Thông tin này có thể thu thập được từ các nguồn khác nhau như báo cáo, hồ sơ, quan sát hay phỏng vấn.

• So sánh thông tin thu thập được với các tiêu chuẩn để xác định xem có sự sai lệch nào hay không. Nếu có, nhà quản trị cần đánh giá mức độ nghiêm trọng của sai lệch.

• Nếu có sai lệch, nhà quản trị cần có các biện pháp điều chỉnh để đưa hoạt động của tổ chức trở lại đúng hướng. Các biện pháp điều chỉnh có thể bao gồm thay đổi kế hoạch, thay đổi cách thức thực hiện hay thay đổi các tiêu chuẩn.

Vai trò của quản trị

Vai trò của quản trị là quản lý, điều hành và điều phối các nguồn lực và hoạt động trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu, kết quả mong muốn. Quản trị đảm nhận nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng, trong đó phải kể đến như:

• Lãnh đạo: Quản trị đóng vai trò lãnh đạo trong tổ chức, xác định hướng đi, đề ra mục tiêu và giúp nhân viên hiểu và đồng lòng với tầm nhìn, chiến lược của tổ chức.

• Quyết định: Quản trị phải đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến chiến lược, tài chính, nhân sự và các hoạt động kinh doanh khác. Họ phải đánh giá thông tin, phân tích tình hình và lựa chọn các phương án tốt nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

• Tổ chức: Quản trị phải tổ chức các nguồn lực và hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Bao gồm việc phân bổ nguồn lực, thiết lập cấu trúc tổ chức, xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, nhóm làm việc, xây dựng quy trình làm việc.

• Điều phối: Quản trị còn có vai trò trong việc điều phối các hoạt động và tương tác giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo kế hoạch, thông tin được chia sẻ và hợp tác giữa các bộ phận.

• Quản lý nhân sự: Một phần quan trọng của vai trò quản trị là quản lý nhân sự. Quản trị phải tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên. Họ phải xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Kiểm soát: Quản trị có vai trò kiểm soát và giám sát hoạt động của tổ chức để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra và các tiến trình được thực hiện theo đúng kế hoạch. Bao gồm theo dõi chỉ tiêu, đánh giá hiệu suất, giải quyết vấn đề và điều chỉnh nếu cần.

Tính khoa học – nghệ thuật của quản trị

Tính khoa học của quản trị

Khoa học quản trị là một lĩnh vực tri thức đã được tích lũy qua nhiều năm, bao gồm những thành tựu từ nhiều ngành khoa học khác nhau như kinh tế học, xã hội học, tâm lý học và toán học. Khoa học quản trị cung cấp cho người quản lý một cách suy nghĩ có hệ thống để ứng phó với các vấn đề phát sinh, cung cấp các phương pháp khoa học và công cụ để giải quyết các vấn đề đó.

Tính khoa học của quản trị được thể hiện qua việc:

• Quản trị cần tuân thủ các quy luật khách quan, cũng như phải có sự hiểu biết sâu sắc về các quy luật tự nhiên và xã hội. Đòi hỏi nhà quản trị phải áp dụng thành tựu khoa học một cách tốt nhất, dựa trên triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học và kinh nghiệm thực tiễn.

• Quản trị cần sử dụng các phương pháp và kỹ thuật quản trị. Bao gồm các cách thức và phương pháp để thực hiện công việc như thiết lập chiến lược, thiết kế cơ cấu tổ chức và kiểm tra.

• Quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức ở mỗi giai đoạn. Các quản trị viên phải tuân thủ các nguyên tắc và linh hoạt trong việc áp dụng phương pháp, hình thức và kỹ năng quản trị phù hợp với từng điều kiện cụ thể.

Khoa học quản trị giúp chúng ta hiểu về nguyên tắc, quy luật, phương pháp và kỹ thuật quản trị, từ đó có thể áp dụng để giải quyết các vấn đề quản trị. Tuy nhiên, việc áp dụng khoa học quản trị vào thực tế phải xem xét những yếu tố đặc biệt trong từng tình huống cụ thể, vì quản trị cũng đòi hỏi sự sáng tạo và tinh thần nghệ thuật.

Tính nghệ thuật của quản trị

Nghệ thuật quản trị là khả năng sử dụng kỹ năng, chiêu thức và phương pháp hiệu quả để đạt được mục tiêu mong muốn. Trong khi khoa học tập trung vào việc hiểu biết kiến thức theo hệ thống, thì nghệ thuật tập trung vào việc tinh lọc và áp dụng kiến thức phù hợp trong từng lĩnh vực và tình huống cụ thể. Do đó, nghệ thuật quản trị thể hiện mình trong nhiều lĩnh vực khác nhau:

• Khả năng ứng xử linh hoạt trong các tình huống khác nhau. Quản trị là một quá trình phức tạp, đòi hỏi nhà quản trị phải có khả năng ứng xử linh hoạt trong mọi tình huống, nhà quản trị phải có kiến thức và kinh nghiệm quản trị, cũng như khả năng tư duy nhạy bén và sáng tạo.

• Khả năng phát hiện và tận dụng các cơ hội kinh doanh. Một nhà quản trị giỏi phải có tầm nhìn xa trông rộng, khả năng phân tích thị trường và khả năng ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

• Khả năng lãnh đạo và truyền cảm hứng cho nhân viên, giúp họ phát huy hết khả năng của mình. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải có uy tín, khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt.

Sự khác nhau giữa quản trị và quản lý

Đôi khi các vai trò quản trị và quản lý có thể chồng chéo và không rõ ràng. Trên thực tế, người quản lý thường phải thực hiện các nhiệm vụ quản trị và ngược lại, đặc biệt trong các tổ chức nhỏ. Điều quan trọng là hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức để đảm bảo sự hiệu quả, thành công của tổ chức.

Để thành công, các nhà quản trị trước hết cần sử dụng các thành tựu khoa học trong quản trị, hướng đến tư duy hệ thống về các vấn đề phát sinh, đồng thời có nhiều giải pháp khoa học nhằm giải quyết vấn đề một cách triệt để. Rồi sau đó mới vận dụng nghệ thuật quản trị trong thực tiễn.